وبلاگ اتباکس

چطور می‌تونید مفیدترین زمان کارتون رو پیدا کنید؟


اگه شما هم مثل بقیه آدم‌های شاغل باشید، احتمالا روزتون رو بین ۸ تا ۹ صبح شروع می‌کنید و تا ساعت ۵ یا ۶ کار میکنید و این ۸ تا ۹ ساعت کاری رو بین قرار‌های کاری، تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و رسوندن پروژه‌ها تا زمان تحویل تقسیم میکنید.
به نظرتون آشنا میاد؟ اگه اینطوره احتمالا میدونید که با وجود همه تلاش‌های شما ( و فنجان‌های چایی که می‌خورید تا سرحال باشید)، همیشه نمیتونید تو این وضعیت بهترین کار خودتون رو ارائه بدید. همه کسانی که این عادت شغلی رو دارن در طول روز به زمان‌هایی میرسن که بازدهی کمتری دارن و با این وجود باز هم سعی می‌کنن به کارشون ادامه بدن حتی اگه به معنی این باشه که خروجی کارشون پایین‌تر از حد استاندارد باشه. ولی چرا این کارو میکنن؟


در واقع روز کاری ۸ ساعته، جوابی برای نیاز شرایط کاری در کارخانه‌ها در زمان انقلاب صنعتی بریتانیا در اوایل قرن ۱۹ بود. بعدا در سال ۱۹۲۶ این روش توسط هنری فورد استفاده شد که توانست بازدهی کارکنانش را بالاتر ببرد. هرچند این روش برای خط تولید کارخانه‌ها در اون زمان جواب داد ولی برای کار مدرن امروزه جوابگو نیست.
برخلاف کار دستی، که بیشترین بازدهی رو با ۸ ساعت کار مداوم نتیجه میده، کار فکری لزوما به معنی تولید محصول نیست، بلکه در مورد خلاقیت و نوآوری در راه‌های حل مساله هست. این کار معمولا به آزادی بیشتری نیاز داره، چون منابعی که ازش الهام میگیرید زمان‌های متفاوتی به سراغ شما میان و بیشتر اوقات هم وقتی نیستن که تمام مدت پشت میزتون نشسته باشید.

چرا روز‌های کاری طولانیتر جواب نمیدن؟

گرچه امروزه بیشتر افراد تو ساعت‌های استاندارد ۵-۹ کار میکنن، ولی ساعت‌های بیشتر لزوما به معنی نتیجه بهتر نیست.
افراد سرکار معمولا به قدری درگیر میشوند که تنها نکته‌ای که باعث میشه مفیدتر باشن رو فراموش میکنن، یعنی استراحت‌های کوتاه. خیلی اوقات این اتفاق میفته که افراد از زمان استراحت ناهارشون میگذرن و سر میز به سرعت یه ساندویچ میخورن تا کارشون رو زودتر تموم کنن. این اتفاق تو برنامه کاری نباید تبدیل به یه عادت روزانه بشه چون باعث میشه میزان فعالیت مفید تو محیط کار کاهش پیدا کنه.
یه دلیل علمی وجود داره که ثابت میکنه ۸ ساعت کار مداوم، فعالیت مفید کارکنا رو از بین میبره: مغز شما فقط برای ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه میتونه رو یه موضوع تمرکز کنه و بعد از اون نیاز به یه استراحت کوتاه داره تا دوباره بتونه تمرکزش رو به دست بیاره. این دوره به اسم ریتم Ultradian شناخته میشه و اگه شما ریتم بدن خودتون رو کشف کنید میتونید فعالیت مفید خودتون رو بالا ببرید.

نقاط اوج بازدهی خودتون رو پیدا کنید.

شما میتونید با توجه کردن به عادت‌هاتون، الگوی تمرکز و فعالیتتون رو پیدا کنید. اولین قدم اینه که خودتون رو ارزیابی کنید تا ببینید که سطح انرژی و تمرکزتون چه زمانی از همه بیشتره.
آیا عادت‌ دارید صبح‌ها زود بیدار شین یا اینکه شب‌ها بهتر کار میکنید؟ اگه جوابتون واضحه، سعی کنید تا جایی که ممکنه ساعت‌های کاریتون رو همون موقع تنظیم کنید. بدوت توجه به ساعت شروع کار، همیشه کارهاتون رو بر اساس اهمیت یا زمان تحویا اولویت بندی کنید. اگه یه کار مهم و فوری توی لیست کارهاتون دارید، وقتی که بیشترین انرژی رو دارین روش کار کنین.
قدم بعدی اینه که مشخص کنید چی باعث میشه نتونید به همه کارهاتون برسید. آدم‌های موفق معمولا میگن که رمز موفقیتشون مدیریت درست زمانه، ولی همه آدم‌ها نمیتونن این کارو بکنن. یه تحقیق در این رابطه نشون داده که با وجود اینکه بیشتر افراد مدیریت زمان رو به نحوی تمرین میکنن، ولی مشکلات زیادی برای کنترلش داشتن. مثل:

  • نداشتن اولویت در کارها
  • برنامه‌ریزی ضعیف
  • چیزهایی که حواسشون رو پرت میکرد
  • دست‌کم گرفتن تلاشی که یه کار نیاز داره
  • وقت‌کشی
  • انجام دادن همزمان چندکار
  • گذاشتن کارها برای آخرین لحظه

آدم‌های موفق معمولا میگن که رمز موفقیتشون مدیریت درست زمانه

 

وقتی که بدونید چه چیزی مانع کارهاتون میشه، میتونید سعی کنید عادت‌هاتون رو تغییر بدید تا مفید تر باشید. برای مثال، اگه با اولویت بندی کارهاتون مشکل دارید، باید یاد بگیرید چطور هدف‌های واضح ومشخص برای کارهاتون بنویسید تا بتونید پیشرفت کار رو پیگیری کنید. برای این کار توصیه شده که از روش (OKR) یا اهداف و نتایج اساسی استفاده کنید.
OKR برای شرکت‌ها، گروه‌ها و افراد، زیربنای محکمی ایجاد میکنه. خوبی این روش در این هست که به افراد کمک میکنه تا نحوه پیشرفت کارشون رو کنترل کنند و خیلی هم ساده و راحت این کار رو انجام میده.
علاوه بر‌این، داشتن یه دفترچه شخصی برای یادداشت کردن کارهایی که در طول روز انجام دادین، به شما کمک میکنه تا زمان‌هایی که بیشتر براتون مفید بوده رو پیدا کنید.
بعد از اینکه یک هفته این یادداشت‌ها رو جمع کردید، میتونید الگویی از فعالیت‌هاتون در طول روز در بیارین و کارهاتون رو بر اساس این الگو تنظیم کنید تا با زمان‌هایی که کار مفیدتری ارائه میدین هماهنگ باشه. هم‌چنین میتونین از همکارانتون بپرسید که فکر می‌کنن چه زمان‌هایی شما بیشترین بازدهی رو دارید و چه زمانی خسته و بی‌انگیزه به نظر می‌رسید.

وقتی که بدونید چه چیزی مانع کارهاتون میشه، میتونید سعی کنید عادت‌هاتون رو تغییر بدید تا مفید تر باشید.

 

الگوها و عادت‌های کاری

میتونین تعدادی از الگوهای کاری رو تجربه کنید تا ببینید که کدومشون برای شما بهتر جواب میده. تعدادی از الگوهای معروف:

١ – استراحت‌های ۱۵ دقیقه‌ای:
بین روز کاریتون که از ۹ تا ۵ ادامه داره، ۲ استراحت ۱۵ دقیقه‌ای ( یکی بین صبح و یکی بعد‌از‌ظهر) تنظیم کنید تا خستگی کار براتون کم‌تر بشه.

٢ – روش گوجه‌ای:
اسم این روش از تایمر معروف آشپزخونه که به شکل گوجه ساخته شده میاد. تو این روش، شما روزتون رو به بخش‌های نیم ساعته تقسیم میکنید که هر بخش شامل ۲۵ دقیقه تمرکز روی کار و ۵ دقیقه استراحت میشه. بعد از اینکه ۴ بخش رو کامل کردین، میتونی یه استراحت ۱۵-۲۰ دقیقه‌ای داشته باشید.

٣ – بخش‌های ۹۰ دقیقه‌ای:
روزتون رو به بخش‌های ۹۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید و برای هر بخش یک کار مجزا در نظر بگیرید تا همه انرژی و تمرکزتون روی اون کار باشه. بعد ازون یه استراحت ۲۰ دقیقه‌ای داشته باشین تا دوباره سر کار بعدی برگردین.
وقتی این الگو‌هارو تست میکنین، چیزی که بیشتر از همه اهمیت داره اینه که با خودتون صادق باشید. این که چقدر کار مفید انجام دادید، در مورد کیفیت کارتون چه احساسی دارید و در حین انجام کار تا چه حد احساس رضایت میکنید. هم‌چنین باید توجه کنید که این روش‌های مختلف چه تاثیری روی بقیه افراد تیمتون میذاره.

 

اگه روشی پیدا کردین که برای شما اثرگذاره ولی رو دیگران تاثیر منفی میذاره، نمیتونین به مدت طولانی ازش استفاده کنید.

وقتی برنامه‌ای پیدا کردین که هم برای شما و هم برای اعضای گروهتون جواب میده، میتونین کم کم خودتون رو به کارهایی عادت بدین که فعالیت مفیدتون رو بیشتر میکنه. برای مثال میز کار تمیز و مرتب به شما کمک میکنه تا چیزهایی که میخواین رو سریعتر پبدا کنید و مدام با شلوغی‌ها حواستون پرت نشه.
دسته‌بندی کردن کارها هم میتونه به شما کمک کنه. مثلا “همین حالا باید انجام بشه” یا ” یه زمانی تو این هفته /ماه برگردم سراغش” یا ” نیاز به منابع بیشتری برای انجام شدن داره”. قانون دو دقیقه‌ای هم کمک میکنه تا کارهای کوچیکتر سریعتر انجام بشن. یعنی اگه میتونین کاری رو در دقیقه یا کمتر انجام بدین، همین حالا تمومش کنید.
وقتی که دارین برای کارهای روزتون برنامه‌ریزی میکنید به چیزهایی که به شما انگیزه میده یا شما رو خسته میکنه توجه کنید. برای مثال بعد از یه قرار کاری که میدونین شما رو خسته میکنه، یه کار پراهمیت رو انجام ندید. به همین روش اگه میدونید که کارکردن روی یک موضوع خاص، شما رو پرانرژی و با انگیزه میکنه، یک کار سخت‌تر رو بعد از اون انجام بدید تا ازین انرژی بیشتر استفاده کنید.

نکاتی برای برنامه‌ریزی بهتر

  • برای کارکنان:

امروزه کارفرماها بیشتر از گذشته به وضعیت کاری و برنامه ایده‌آل کارکناشون اهمیت میدن. و چیزهایی مثل برنامهٰ کاری منعطف یا کارکردن از راه دور به شکل موقت یا دائمی رو بیشتر مد نظر قرار میدن. با این وجود همیشه همه‌چیز استاندارد نیست و ممکنه شما نیاز داشته باشید که رییستون رو قانع کنید تا اجازه بده ساعت کاریتون رو خودتون تنظیم کنید.
از مدیرتون بپرسید که آیا ساعت‌های منعطف یا جایگزین جزو برنامه شرکت هست یا نه. اگه هست میتونید ساعت کاری رو با توجه به شرایط خودتون تنظیم کنید. مثلا به جای اینکه ساعت ۹ کار شروع بشه تا ۵، میتونین کارتون رو از ۷ صبح شروع کنید تا ۳ بعد‌از‌ظهر، قبل از اینکه خستگی بعد از ناهار بیاد سراغتون.
میتونین دفعه بعدی که خواستید با رییستون صحبت کنید، این موضوع رو مطرح کنید که ترجیح میدید ساعت کاریتون دست خودتون باشه و میخواین شما رو بر اساس نتیجه کارتون قضاوت کنن نه ساعت ورود و خروجتون.
صرف نظر از اینکه رییستون به شما اجازه میده ساعت‌های کاری رو عوض کنید یا نه، یادتون باشه که حتما استراحت‌هایی رو بین برنامه کاریتون بذارید و کاملا ذهنتون رو از کار جدا کنید. میتونید کمی نرمش کنید، قدم بزنید، هوا بخورید یا حتی نقاشی کنید.

  • برای مدیران:

اگه شما مدیریت گروهی از افراد رو به عهده دارید، لازمه که به اون‌ها نشون بدید وقتشون برای شما اهمیت داره. درکنار دادن آزادی عمل به اونها برای انتخاب روش کاری مورد علاقشون، باید راه‌هایی رو پیدا کنید تا به فعالیت مفیدشون ارزش و پاداش داده بشه.
طرز فکر افراد‌، رمز رسیدن به موفقیت و نتیجه بهتره. برای رسیدن به این نتیجه، شرکت‌ها باید ‌ذهن‌های متمرکز رو تشویق کنند. عواملی که باعث حواس‌پرتی میشه رو حذف کنید و چرخه مناسب برای رسیدن به اهداف مشخص، بازخورد سریعتر و بحث در مورد چالش‌ها رو پیدا کنید.
اگه امکانش هست، کارفرماها باید روشی رو تعیین کنند که همه کارمنداشون بتونن برنامه کاری مناسب خودشون رو پیدا کنند. باید اونارو به این کار تشویق کنن و برای رسیدن به برنامه ایده‌آل ازشون حمایت کنند.

 

ترجمه شده توسط اتباکس از BusinessNewsDaily

نظر شما چیه؟


چرا از اتباکس استفاده کنیم؟

ساخت رزومه در ۱۶۰ ثانیه

رزومه بسازید، نمونه‌کارهای خودتون رو منتشر کنید و فرصت‌های جدید پیدا کنید.