وبلاگ اتباکس

۲۵ روش که بهره وری شما در کار رو برای همیشه تغییر میده – قسمت اول


با توجه به گزارش McKinsey، امروزه ۶۱٪ از انرژی نیروی انسانی برای سر و سامون دادن به کارها صرف میشه تا انجام دادنشون. این دیونگیه. ما می‌تونیم بهتر از این عمل کنیم.

در تئوری، بهره وری خیلی ساده‌ست. حتی وقتی که کلی کار برای انجام دادن دارید، قدم‌ها واضح هستند: یه چیز مهم رو انتخاب کن و روش کار کن (مثلا یه کار از مهم‌ترین پروژه‌هاتون). روی اون کار کمی تمرکز کن و اگه تونستی تمومش کن. کمی استراحت کن. بعدش یه کار مهم دیگه رو انتخاب کن و این چرخه رو تکرار کن. اما در عمل این ساده نیست، چون هر چقدر هم که متمرکز باشی، همیشه به حواس‌پرتی وجود داره. هرکس تلاش می‌کنه که هر روز کارهایی رو انجام بده. اینجا تمام چیزی که نیاز دارید بدونید و انجام بدید تا کارهای هر روز رو بدون از دست دادن مغزتون انجام بدید رو خلاصه کردم:

۱- هر روز صبح با مهم‌ترین کارها شروع کنید

اون‌ها کارهایی هستند که تمایل‌تون یا نیازتون برای انجام دادن اون‌ها بیشتر از بقیه است. اون‌ها رو باید غروب یا قبل صبح تموم کنید. من این کارها رو به سه‌تا در روز محدود می‌کنم. معمولا بیشتر از این ازم بر میاد ولی تمرکزم رو می‌ذارم که روزی حداقل سه تاشون رو انجام بدم.
کارهای مهمتون رو اولین کارهای صبحتون قرار بدید.
اگه برای بعد بذاریدشون، سرتون شلوغ میشه و زمان برای انجامشون از دستتون در میره. از سر راه برشون دارید تا باقی روز رو راحت باشید.

۲- لیستتون رو محدود کنید

لیست بلند بالایی از کارهاتون تهیه کنید و بعد یه لیست کوتاه ۱-۳ تایی از چیزهایی که واقعا دوست یا نیاز دارید که انجام بشه رو انتخاب کنید. طوری اون‌ها رو انتخاب کنید که اگه امروز انجامشون دادید به خودتون افتخار کنید. با مهمترین کار شروع کنید، قبل از اینکه ایمیلتون رو چک کنید و مشغول خوندن آنلاین بشید.

۳- کارهای کمتر بهتر از خیلی

همراه با حجم زیاد اطلاعاتی که به سمت ما میاد، حجم زیادی از درخواست‌ها و کارهایی که باید انجام بدیم هم میاد. واقعا ممکن نیست که هر روز به همه کارها جواب داد، مخصوصا وقتی شما کارهای مهم خودتون رو دارید که انجام بدید.
حتی این انتظار هم نمیره که شما بتونید یه لیست بند از کارها رو انجام بدید. به جاش روی اون کارهایی تمرکز کنید که بیشترین تاثیر رو روی شرکت، شغل و زندگیتون می‌ذارن.

۴- یه لیست از کارهایی که نباید بکنید درست کنید

هر فرد با بهره وری مناسب، برای خودش لیستی از کارهایی که باید انجام بده درست می‌کنه. اما کسایی که در سطح جهانی مطرح هستند، کارهایی رو که نباید انجامشون بدن رو هم ثبت می‌کنن [جایگزینی عادتهای خوب با عادت‌های بد و …]. استیو جابز جایی گفته بود: «اپل رو چیزایی که ساختن اپل نکرد، بلکه عاملش تمام پروژه‌هایی بود که نادیده گرفتن.»

۵- اهداف روزانه تعیین کنید و بهشون پایبند باشید

بدون تمرکز خوب، تسلیم شدن و حواس‌پرتی خیلی راحته. برای هر روز از قبل یک هدف تعیین کنید. تصمیم بگیرید که چه کاری رو انجام بدید و انجامش بدید. لیست کارهاتون رو نزدیکتون داشته باشید تا یادآوری باشه برای کارهایی که نیاز دارید امروز انجام بدید. هر کاری می‌کنید، به لیست کارهاتون بچسبید و مطمئن بشید که انجامشون می‌دید.

۶- از قانون ۹۰ دقیقه اول استفاده کنید

ساده‌ترین اصل قانون ۹۰ دقیقه اول اینه که روزتون رو با گذروندن ۹۰ دقیقه اول برای مهمترین کار شروع کنید. بدن انسان روی سیکلی روزانه عمل می‌کنه. با توجه به تحقیقات، در هر کدوم از این سیکل‌ها، یک قله وجود داره که بدن بیشترین انرژی رو داره و یک دره که خسته‌ترین حالت رو تجربه می‌کنیم. صبح‌ها روی قله هستید. [گرچه این قله و دره به ساعت بیولوژیک بدن شما وابسته‌است].

۷- بدترین رو اول لیست بذارید

برای اینکه با عقب افتادن کارها مقابله کنید، یاد بگیرید که ناخوشایند‌ترین کار رو اولین کارهای روزتون بذارید جای اینکه اون‌های رو به یه وقتی دیگه‌ای از روز منتقل کنید. این موفقیت کوچیک تغییر بزرگی برای داشتن یه روز با کارایی بالا رو رقم می‌زنه. بعلاوه در شروع روز انرژی بیشتری برای انجام کارها دارید. بهترین کار اینه که قله سیکل بهره وری‌ خودتون رو پیدا کنید و کارهای مهمتون رو برای اون زمان‌ها برنامه ریزی کنید. کارهای کوچیکتون رو زمانی که روی قله نیستید هم می‌تونید انجام بدید.

۸- از اصل پارتو برای کارایی استفاده کنید

در هر عصری از زندگیتون، می‌تونید از پس چندی از کارهایی که خیلی براتون مهمه بر بیاید و چند روش وجود داره که به شما مسیر این کار رو نشون میده. راه‌های ساده و بی‌درد زیادی برای این پروسه و اعمال اصل ۲۰/۸۰ و بهره‌گیری از سودهای عملی‌اش در زندگی روزمره‌تون وجود داره.
اصل پارتو بیانگر قاعده ۲۰/۸۰ است که ۸۰٪ از ارزش از ۲۰٪ تلاش به دست میاد. روی ۲۰٪ بحرانی تمرکز کنید تا بهره بیشتری از هر روز ببرید. زمان بهره وری شما باید روی کارهایی صرف بشه که بیشترین نتیجه رو برای شما داره. کلید عملکرد اصل ۲۰/۸۰ برای شما اینه که تمرکز کنید!

۹- مسئولیت‌پذیر باشید

از ابزار و سیستم‌ها برای اندازه‌گیری و ثبت پیشرفتتون استفاده کنید. قرارهای ملاقات منظم رو ثبت کنید. می‌تونه روی ایمیل، موبایل یا به صورت شخصی انجام بشه. اگه ممکنه از قبل تو برنامه‌هاتون ثبتشون کنید که یادتون نره و یا تو شلوغی زندگی روزمره گم نشن.
از بحث‌های خشک و خالی فاصله بگیرید و به سمت کارهای مشخص برید که اهداف شما رو پیش می‌برن و موافقتتون رو با دیگران اعلام کنید تا روتون حساب کنن.

۱۰- بیش از یک‌بار رو یک موضوع کار نکنید

از الآن کاری رو به این امید که بعدا انجامش می‌دید، کنار نذارید. هر بار که چیزی رو از لیست ایمیل‌هاتون برمی‌دارید، از خودتون بپرسید «چه چیزی نیاز دارم که انجامش بدم؟» انجامش بدید، برای آینده برنامه‌ریزی کنیدش یا در اختیار کس دیگه‌ای بذاریدش.
چیزی رو روی زمین نذارید که بعدا بررسی می‌کنمش. یاد بگیرید که کارهای ورودی رو رسیدگی کنید و به جلو برید. چند بار یه ایمیل مشابه رو باز کردید که ببندینش و دوباره یه زمانی بازش کنید؟ وقتی چیز جدیدی توجه شما رو جلب کرد، اگه تو لیست کارهایی که باید تو روز انجام بدید نیست باید به لیست کارهای آینده اضافه‌ش کنید یا به دیگری محول و یا بهش پاسخ بدید، خصوصا اگه جواب دادن بهش بیش از ۵ دقیقه از شما زمان نمی‌گیره.

۱۱- روند خودتون رو پیدا کنید

قله‌های سیکل بهره وری خودتون رو پیدا کنید، و مهمترین کارهاتون رو برای اون زمان‌ها برنامه‌ریزی کنید. کارهای آسون‌تر رو در زمان‌هایی که تو اوج کارایی‌تون هم نیستید می‌تونید انجام بدید.

اینکه روزتون رو بر اساس ریتم‌های طبیعی بدنتون برنامه‌ریزی کنید خیلی مهمه

کارسون تیت

کارهای پیچیده رو وقتی که انرژیتون تو بالاترین سطحشه از سر راهتون بردارید.

۱۲- تکه‌تکه و خرد کنید

پروژه‌های پیچیده رو به بخش‌های کوچیک‌تر خرد کنید، کارهای مشخص، هر بار تمرکز روی انجام دادن یکیشون. به خودتون بازه زمانی مشخصی بدید، مثلا یک ساعت که کاری رو تموم کنید. نگران این نباشید که چقدر پیش می‌رید. زمان رو مشخص کنید و کار رو شروع کنید.

 

در پست آینده ۱۳ مورد بعدی رو با هم مرور میکنیم.

نظر شما چیه؟


چرا از اتباکس استفاده کنیم؟

ساخت رزومه در ۱۶۰ ثانیه

رزومه بسازید، نمونه‌کارهای خودتون رو منتشر کنید و فرصت‌های جدید پیدا کنید.